Muutos on aina kriisi, ja sen seuraukset riippuvat siitä miten muutos viedään läpi.
Ne jotka ovat katsoneet Kätevä emäntä -sarjaa, muistanevat sketsin jossa ylipirteä, bisnesfraaseja hokeva pomo pyörähtää ilmoittamassa alaisilleen ikävistä uutisista (kuten yt-neuvotteluista) iloisina uusina mahdollisuuksina.
Positiivista kyseisen pomon muutosviestinnässä on, että se tapahtuu kasvokkain eikä vain sähköpostin välityksellä.
Kyseinen sketsi kuvastaa hyvin nykymenoa monella työpaikalla: muutoksia tehdään hyvinkin pikaisilla aikatauluilla, pomo käy heittämässä uutispommin ja pakenee paikalta ja ennen kuin henkilöstö on ehtinyt toipua ensimmäisestä pommista, kohta tulee jo seuraava. Muutosvastarinta on ymmärrettävää, muutoshan käytännössä usein merkitsee etujen heikentymistä vähintäänkin osalle työntekijöistä. Pahimmassa tapauksessa se merkitsee joillekin potkuja ja jäljelle jääneille lisääntynyttä työmäärää. Jäljelle jääneet tuntevat syyllisyyttä koska saivat jäädä, ja pelkäävät olevansa kohta seuraavia.
Pelko ja syyllisyys eivät ole energiaa lisääviä tunteita. Päinvastoin, ne syövät energiaa, vievät yöunia, masentavat ja pitkään jyllätessään tappavat luovuuden. Näin ollen työn tuottavuus saattaa hyvinkin kärsiä, vaikka olisi napsittu ”löysät pois” ja ”tehostettu” toimintaa. Moni yt-neuvotteluista ehjin nahoin selvinnyt katselee sivusilmällä uusia työpaikkoja ja saattaa havahtua pistämään elämänarvonsa uusiksi: ”kun kerran työpaikka ei sitoudu minuun, en minäkään siihen”.
Henkilökohtaisella tasolla tämä on hyvä juttu, sillä elämänlaatu paranee, kun alkaa toteuttaa itseään muuallakin kuin työpaikalla. Yrityksen kannalta tilanne on huono: työpaikalla on ilmapiiriongelmia, lisääntyneitä poissaoloja, heikkoa tulosta ja heikentynyt maine työnantajana irtisanottujen työntekijöiden kertoessa kokemuksistaan eteenpäin.
Pienetkin muutokset saattavat huonosti hoidettuina syödä työpaikan ilmapiiriä ja työn tuottavuutta.
Muutoksia on kuitenkin aina välillä tehtävä ja joskus yrityksen on pakko irtisanoa ihmisiä. Miten minimoidaan muutosten ikävät seuraukset ja ylläpidetään luottamusta vaikeitakin päätöksiä tehdessä?
Vastauksen varmaan tiedättekin: viestinnällä.
Hyvin suunnitellulla, avoimella, rehellisellä, johdonmukaisella ja vuorovaikutteisella viestinnällä. Aikuiset ihmiset yleensä ymmärtävät ja hyväksyvät etujen leikkaukset, jos ne perustellaan hyvin. Parhaimmillaan kriisi — joka muutos yleensä on – vahvistaa työyhteisöä ja hitsaa tiimin tiiviimmin yhteen.
Oli sitten kyse suuresta tai pienestä yrityksestä, muutosviestintään kannattaa panostaa. Jokaisella yrityksellä jolla on työntekijöitä, tulisi olla viestintästrategia myös kriisin tai muutoksen varalle. Strategia on käytännössä ohjekirja, johon on selkeästi kirjattu miksi ja miten toimitaan tietyissä tilanteissa: kuka tekee mitäkin, missä aikataulussa ja miten. Mitä tällä halutaan saavuttaa ja miten tarkistetaan, että on onnistuttu?
Strategiakaan ei pelkästään auta. Myös esimiehiltä vaaditaan tiettyjä ihmissuhdetaitoja ja ominaisuuksia. Jos niitä ei ole, niitä voi opetella. Olisikin suotavaa, että esimiehet kävisivät säännöllisesti valmennuksissa kehittämässä ammattitaitoaan ja saamassa vertaistukea. Kovien paineiden alla työroolissaan saattavat joskus ihan perusasiatkin unohtua.
Tässäpä pikavinkit pomolle:
Näin johdat muutosta rakentavasti
- Kerro henkilöstölle suoraan mikä tilanne on ja miksi on päädytty tekemään muutoksia. Tee tämä ajoissa eikä vasta siinä vaiheessa, kun huhut jo kiertävät työpaikalla. Parhaimmassa tapauksessa henkilöstö on pidetty ajan tasalla yrityksen tilanteesta ja on saanut mahdollisuuden ehdottaa ratkaisuja.
- Kerro rehellisesti, miten muutos vaikuttaa työntekijöiden arkeen.
- Kuuntele mitä työntekijöillä on sanottavaa. Tarjoa mahdollisuutta lisäkeskusteluun.
- Ole aidosti läsnä äläkä piiloudu pomoroolin ja printatun tiedotteen taakse.
- Viesti muutoksesta yrityksen ulkopuolelle vasta kun henkilöstö on informoitu riittävän hyvin.
Ira Koivu
toimittaja, viestintäkonsultti, valmentaja
