Jos tiedotteesta ei heti käy ilmi olennainen, se lentää roskakoriin.
OTSIKON kysymystä miettivät monet hienon palveluidean tai tuotteen keksineet yrittäjät. Törmäsin kysymykseen viimeksi Facebookin yrittäjäryhmässä, jossa kysyjää kehotettiin palkkaamaan viestintäammattilainen apuun. En tiedä tekikö hän niin, toivottavasti.
OLIN yli kaksikymmentä vuotta töissä ”siellä toisella puolella” eli toimituksessa toimittajana, toimituspäällikkönä ja lopulta päätoimittajana. Sähköpostiini virtasi tiedotteita yrityksiltä, järjestöiltä ja yhteisöiltä jatkuvana virtana, kaikkien toiveena oli saada asialleen palstatilaa lehdestämme.
KUINKAHAN monta kertaa ajattelin delete-nappulaa painaessani, että voi kun tuokin yritys käyttäisi ammattilaista apunaan viestinnässä. Ja mielellään sellaista ammattilaista, jolla on kokemusta myös toimittajan työstä. Nimittäin ne tiedotteet, jotka on tehnyt ihminen joka tuntee toimittajan ajatuksenjuoksun, työtahdin, deadlineajat ja kohteena olevan median intressit, menevät suuremmalla todennäköisyydellä läpi. Parhaimmillaan niiden inspiroimana tehdään isoja, näkyviä juttuja.
ARVIOIN karkeasti, että viisi sadasta saamastani tiedotteesta johti lehtiartikkeliin, loput 95 roskakoriin. Se varmasti harmitti niitä, joiden tiedote ei johtanut toivottuun palstatilaan, mutta kyllä se harmitti usein minuakin. Huolimattomasti tehdyt tiedotteet voi luokitella roskapostiksi, koska ne tuhlaavat paitsi lähettäjänsä myös vastaanottajansa aikaa.
NE yritykset ja järjestöt, jotka panostavat viestintään, menestyvät. Asiakkaat löytävät heidät helposti, heidät tunnetaan ja he saavat viestinsä esiin. Heillä on viestintästrategia, jonka avulla he viestivät itsestään ja palvelustaan johdonmukaisesti ja uskottavasti organisaation sisällä ja sieltä ulos: asiakkaille ja viiteryhmille. Heillä on selkeät verkkosivut ja heidät löytää myös sosiaalisesta mediasta.
NYT joku saattaa pohtia, että hyvähän isojen yritysten on, kun niillä on siihen varaa, mutta onko yhdelläkään yrityksellä, järjestöllä tai yhteisöllä varaa olla panostamatta viestintään? Tiedon tulva on nykyään niin valtava ja kilpailu asiakkaista ja jäsenistä kovaa. Et voi erottua ilman viestintää.
MAINOSTAMINEN toki kannattaa, mutta mainos vilahtaa hetkessä ohi, kun taas viestintä on pitkäkestoisempaa toimintaa. Jos tiedotteen pohjalta tehdään journalistisin kriteerein artikkeli, se vaikuttaa lukijaan syvemmin kuin maksettu mainos.
EI ole hyvä idea lykätä ”noita viestintähommia” vain jollekin työntekijälle, jolla näyttäisi olevan luppoaikaa, kuten joskus kuulee tehtävän. Silloin saattaa syntyä tiedotteita, joista ei löydä pihviä sitten millään, ja josta usein puuttuvat ihan perustiedot kuten: mitä, missä ja milloin. Sellainen tiedote paitsi kohtaa deletenappulan, myös antaa lähettäjästään epäuskottavan kuvan.
Jos silti haluat itse yrittää tehdä mediatiedotteen, toimi näin:
- Ota selvää millainen kohderyhmä medialla on, millaisia juttuja se julkaisee, mikä heitä kiinnostaa
- Onko sinulla ja kyseisellä medialla yhteinen intressi? Tarjoatko jotain, joka palvelee sen lukijaa/yleisöä?
- Ota selvää kuka toimituksessa päättää jutuista ja selvitä myös lehden aikataulu: milloin tiedotteen tulisi olla toimituksessa, jotta se ehtii tiettyyn numeroon?
- Kirjoita tiedote josta pihvi eli kiinnostavin asia näkyy HETI, yhdellä silmäyksellä. Älä runoile, vaan esitä asia (vähintäänkin: mitä, missä milloin) lyhyesti. Muista lisätä linkki josta saa lisätietoa, mielellään myös julkaisukelpoinen kuva ja yhteystiedot lisätietoja varten.
- Lähetä tiedote sähköpostitse ja laita viestin aiheeksi kiinnostuksen herättävä johdanto. Jos lähetät saman viestin usealle vastaanottajalle, käytä piilokopio-toimintoa. Mikään ei tapa median mielenkiintoa nopeammin kuin se, että kaikki sen kilpailijat ovat saaneet saman tiedon samaan aikaan.Voit myös ulkoistaa homman ammattilaiselle, käy kurkkaamassa täältä tarjouspaketit!
Ira Koivu,
journalisti, viestintäkonsultti, valmentaja 
